Die Pressearbeit für einen Messeauftritt beginnt weit im Vorfeld des eigentlichen Events und braucht gezielte Vorbereitung, PR-Massnahmen während der Messe und die akkurate Nachbearbeitung, zu der unter anderem auch die Pflege neuer Kontakte zur Presse gehören.
Bei den Medien sollten Sie Ihre Teilnahme an der Messe rechtzeitig ankündigen – besonders bei denen, für die die Messethemen relevant sind. Berücksichtigen Sie die unterschiedliche Berichterstattung der Medien und richten Sie Ihre Pressearbeit darauf aus. Es gibt in der Fachpresse immer wieder Spezialthemen, über die ausführlich berichtet werden.
[vc_row][vc_column][vc_column_text]Ein gelungenes Business-Event zu planen ist eine Herausforderung, von der die Reputation des Unternehmens und auch das persönliche Standing der Organisatoren in der Firma profitieren. Der grundsätzliche Anspruch an die Veranstaltung ist natürlich Produktivität – in Erinnerung wird sie den Teilnehmern jedoch vor allem bleiben, wenn auch die Atmosphäre und das Ambiente stimmen.
Wie bei vielem anderen liegen auch bei der Organisation von Business-Events Produktivität und Zeitgeist nahe beieinander. Die Inhalte und die Agenda Ihrer Veranstaltung sind dabei nur eine Seite. Ein Event, das inhaltlich brillant ist, aber die Bedürfnisse seiner Besucher nicht ganzheitlich erfüllt, wird sehr wahrscheinlich auch nicht nachhaltig produktiv sein. Die neue Eventkultur reflektiert viele allgemeine Veränderungen unserer Arbeitswelt. Wir präsentieren einige aktuelle Trends.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Nachdem der Facebook-Gründer Mark Zuckerberg sage und schreibe 19 Milliarden US-Dollar für den Short-Message Service WhatsApp bezahlt hat, haben sich die Augen auf die kleine, nützliche App gerichtet. Über sie kann man sekundenschnell Nachrichten an seine Kontakte verschicken, und es ist (bis auf eine einmalige, winzige Gebühr) kostenlos bzw. zapft nur das Datenvolumen des Smartphones an. In Zeiten von Flatrates keine grosse Sache. Auch Eventplaner und zahlreiche andere Leute aus der Branche können ohne die App schon nicht mehr richtig arbeiten – aber wie nutzt man sie am geschicktesten für ein Event? Und was ist überhaupt erlaubt?
Als erste Regel in den Nutzungsbedingungen von WhatsApp steht zu lesen: Über die App Werbung zu verschicken ist laut AGB verboten! Ob sich dies durch den Kauf von Facebook, das ja bekanntlich nicht zimperlich mit Werbeeinblendungen umgeht, ändert, steht noch in den Sternen. Kundenservice und -beratung sind allerdings erlaubt, und genau dafür sollte man als Eventplaner WhatsApp auch nutzen. Es ist ein einfacher Weg, mit seinen Klienten und potenziellen Gästen in Kontakt zu bleiben (natürlich immer vorausgesetzt, man hat die Handynummer des Gegenübers) und die Beziehungen zu pflegen. Und das auch ganz ohne explizite Werbung! Ein Vorteil des Kundenservice über WhatsApp gegenüber anderen Social Media Tools wie Twitter ist übrigens die Tatsache, dass man sich hier nicht auf 140 Zeichen beschränken muss.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ganz gleich, was für eine Art von Veranstaltung Sie planen, von der professionellen Konferenz mit Teilnehmern aus aller Welt bis hin zur Jubiläumsfeier eines Unternehmens, die sozialen Medien sollten zu Ihrer Planung genauso gehören wie das Menü, das Licht oder die Gästeliste. Allerdings stecken gerade im Umgang mit Twitter, Facebook und Co. unnötige Fehlerquellen, die Ihren Erfolg schmälern können. Dabei kann es so einfach sein, diese Fauxpas zu vermeiden – wenn man sich an einige einfache Regeln hält.
Hinter der Webpage für ein Event steht zumeist ein Webdesigner, der sich zwar perfekt mit dem technischen Aspekt Ihrer Seiten auskennt und auch die passende Fanpage auf Facebook oder einen Twitter-Account anlegen kann. Aber er weiss oftmals nichts über das Event an sich. Wenn dieser Techniker sich jetzt plötzlich um die Anfragen, die zum Event eingehen werden, kümmern muss, kommt dabei ohne Hintergrundwissen eher nichts Gutes heraus. Deshalb ist es unbedingt vonnöten, dass Sie sich entweder persönlich um die Betreuung dieser Seiten kümmern oder aber eine Person aus Ihrem Team übernimmt, die sowohl mit den Einzelheiten der Veranstaltung als auch mit dem Umgang mit sozialen Medien vertraut ist. Diese Person hat die volle Verantwortung und auch die Befugnis, Informationen zu geben, und sollte im besten Fall auch immer den richtigen Ton für das richtige Medium treffen. Nicht jeder Mensch schafft es, sich in 140 Zeichen klar auszudrücken, und nicht jedes Teammitglied wird wissen, wie man potenzielle Gäste dazu animiert, sich von Anfang an zu engagieren.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Im ersten Teil unseres Ratgebers zum Thema Social Media Marketing für Events haben wir Ihnen fünf wichtige Tipps für diese Spezialform der Eventorganisation gegeben. Da aller guten Dinge aber zehn sind (oder so ähnlich ...), liefern wir Ihnen an dieser Stelle weitere fünf Hinweise, die Sie sich näher anschauen sollten.
Wie auch im vorangegangenen Ratgeber gilt: Die Tipps sind in keiner speziellen Reihenfolge aufgebaut. Der erste Ratschlag ist also nicht wichtiger als der letzte oder umgekehrt. Sie sollten daher versuchen, alle Tricks mit der gleichen Sorgfalt anzugehen, um nicht ein womöglich wichtiges Feld komplett zu ignorieren.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Events sollten Sie unbedingt auch über die etablierten Social-Media-Kanäle bekannt machen – und damit erzählen wir Ihnen sicherlich nichts Neues. Allerdings können Sie auch bei dieser Arbeit viele Fehler machen. Wir helfen Ihnen daher mit den zehn besten Tipps dafür, Ihre Veranstaltung über Facebook & Co. auch im digitalen Zeitalter an die grosse Glocke zu hängen.
Vernachlässigen dürfen Sie diese Punkte unterdessen natürlich gar nicht. Es ist jedoch schwer, in der lauten, bunten Welt der Social-Media-Dienste den Überblick zu behalten und die wertvollen von den überflüssigen Hinweisen zu unterscheiden. Wenn Sie also sagen: "Es gibt doch aber viel mehr als zehn gute Tricks!", dann haben Sie sicherlich recht – aber wir konzentrieren uns an dieser Stelle auf die wirklich wichtigen Aspekte dieses Teils im Eventmanagement.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]In vergangenen Berichten haben wir darauf hingewiesen, wie die Nutzung von Social Media Ihre Events nachhaltig beeinflussen kann. Allerdings ist auch der umgekehrte Fall denkbar: Sie möchten soziale Dienste einsetzen – aber sollten das gar nicht tun.
Dies muss nicht Ihr "Fehler" sein. Für manche Eventtypen und auch einige ausgewählte Gruppen an Besuchern ist es gar nicht von Vorteil, um jeden Preis auf Twitter und ähnliche Kanäle zu setzen. Schauen wir uns also einige dieser Sonderfälle an und klären, warum sie gar nicht so dramatisch sind.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Zu Ihren Events kommen nicht genügend Besucher? In der heutigen Zeit kann das auch daran liegen, dass Ihre Website, auf welcher Sie die Veranstaltung (hoffentlich) bewerben, einfach nicht gut genug ist – und dagegen werden wir etwas tun.
Denn Flyer sowie Radio- und Zeitungswerbung sind zwar schön und gut, aber die Menschen informieren sich auf Smartphones, Tablets und vergleichbaren Geräten. Sie müssen eine erstklassige Website präsentieren, um wirklich Interesse an Ihrem Event zu erzeugen. Wir wollen Ihnen in diesem Ratgeber nicht zeigen, wie Sie das schaffen – sondern welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sie berichten praktisch live von Ihrem Event über Twitter? Das ist vorbildlich, allerdings können Sie auch hier Fehler machen. Die "Berichterstattung" über diese Plattform läuft nämlich ein wenig anders ab als über die etablierten Offline-Kanäle.
Damit Sie verstehen, wie Sie Twitter nicht nur in seinen Grundzügen nutzen, sondern tatsächlich einen Mehrwert für die Gäste und auch ferngebliebene Personen schaffen, haben wir einige kurze Tipps zusammengestellt. Sie können sie natürlich beliebig um Ihr eigenes Wissen erweitern.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sie haben es geschafft! Ihr Wohltätigkeits-Event war ein voller Erfolg, es wurde viel Geld für den guten Zweck gesammelt und Ihre Gäste haben einen (im besten Falle) unvergesslichen Abend erlebt. Jetzt können Sie endlich tief durchatmen und sich über Ihren Erfolg freuen. Alles ist vorbei. War es das? Nein!
Die eigentliche Arbeit geht jetzt erst richtig los – vor allem dann, wenn Sie planen, aus Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung ein jährliches Event zu machen. Aber keine Sorge, mit der richtigen Planung sind die Nachbereitungen im wahrsten Sinne des Wortes ein Kinderspiel!
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Das A und O eines jeden Wohltätigkeits-Events ist eine gute Promo im Vorfeld. Je mehr Leute von Ihrer Veranstaltung erfahren, desto grösser wird natürlich auch die Teilnehmerzahl sein. Deshalb ist es von fundamentaler Wichtigkeit, die PR-Maschinerie früh genug anzuschmeissen und das Event zu bewerben.
Verschiedene Tools und Tricks helfen Ihnen nicht nur, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sondern auch dabei, sie perfekt zu koordinieren. Von der eigenen Website für das Event bis hin zu Seiten auf Facebook und anderen Social-Media-Plattformen erfahren Sie alles, was Sie wissen sollten, damit alle Welt über Ihr Event spricht!
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Die re:publica ist inzwischen zu einer der grössten Konferenzen überhaupt zum Thema Internet angewachsen. In diesem Jahr sind es schon fast 5000 Interessierte, die sich auf dem Event einfinden, von leeren Plätzen fehlt jede Spur. Um Ihnen einen Überblick über diese durchaus wichtige Veranstaltung zu geben, haben wir einen kurzen Eventbericht für Sie verfasst.Worum ging es auf der re:publica?
Jährlich lautet das Thema: Internet. Eine genaue Agenda verfolgt die re:publica daher gar nicht, in diesem Jahr standen aber vor allem die Ereignisse um Edward Snowden und Verschlüsselung im Internet sowie der möglicherweise kommende Fall der Netzneutralität im Vordergrund. Auf einer Veranstaltung dieser Art darf dann natürlich auch eine ordentliche Portion Idealismus nicht fehlen, doch daran mangelt es den Besuchern der re:publica nicht.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ein Event – ganz gleich, ob Feier, Musical oder Werbeveranstaltung – zu planen und zu promoten ist jede Menge Stress und erfordert Konzentration und eine hervorragende Organisation. In der heutigen Zeit ist es unabdingbar, die sozialen Netzwerke in die Planungen einzubeziehen. Ob Gästeliste, Werbung oder Event-Nachbegleitung – wir zeigen Ihnen auf, wie Sie Facebook, Twitter, Instagram und Co. effektiv und sinnvoll einsetzen können, um Ihre Arbeit zu erleichtern und effektiv zu verbessern.Die richtigen Tools für die Vorbereitung
Ohne das Netz geht heute quasi nichts mehr. Da ist es sinnvoll, ein paar gute Kniffe zu kennen. Schon bei der Planung kann das Internet mit seinen Apps und Programmen äusserst hilfreich sein. Über diese Programme können Sie einfach mit Kollegen, Lieferanten und Kunden in Kontakt bleiben und die Abläufe jederzeit aktuell halten. Gerade dann, wenn sich die beteiligten Personen nicht im selben örtlichen Umfeld aufhalten, sind es Programme wie Skype oder Google Talk, über die man jederzeit miteinander in Verbindung treten kann. Ein Vorteil solcher Programme ist, dass man sie heutzutage auch mobil, also über das Handy, nutzen kann. So lassen sich zum Beispiel Kosten für anfallende Telefonate reduzieren. Wenn man mit dem Ausland telefonieren muss, ist das ein nicht unerheblicher Kostenfaktor.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Events sollen Spass machen, am besten mit Unterstützung des Publikums entstehen und die Besucher immer stärker binden. Für die meisten Gäste ist das in Ordnung, aber ein Teil der Anwesenden – die eher ruhigen, introvertierten Menschen – werden durch zu viel Action abgeschreckt. Hier lässt sich Abhilfe schaffen.Die ruhigen Zuhörer
Schätzungen zufolge beläuft sich der Anteil der stillen, leisen Personen in der Bevölkerung auf etwa 30 bis 40 %. Auffallen wird Ihnen dieser gewaltige Anteil wahrscheinlich nicht – eben weil er sich so ruhig verhält. Dabei sollten Sie allerdings nicht den Fehler machen, dies mit Schüchternheit zu verwechseln. Introvertierte Menschen sind sensibler, feinfühliger und nachdenklicher – aber nicht zwangsläufig schüchtern. Allerdings ergibt sich aus der individuellen Zurückhaltung ein Problem für die Organisation von Events: Hier wollen Unternehmen nach dem Motto "höher, schneller, weiter" immer mehr bieten, ohne zu bedenken, dass viele Anwesende dies gar nicht wünschen.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Im ersten Teil dieses Ratgebers für Events mit Gästeliste ging es um die Ursachen dafür, dass erwartete Gäste nicht erscheinen, und um die Probleme, die daraus für Sie entstehen. Jetzt widmen wir uns der Problemlösung: In zehn übersichtlichen Schritten wollen wir Ihnen vermitteln, wie Sie gegen dieses Phänomen vorgehen können.
Die folgenden Tipps sind in keiner bestimmten Reihenfolge notiert. Sie können sie also allesamt als wichtig betrachten. Ausserdem werden Sie nicht alle Ratschläge hundertprozentig umsetzen können. Doch das ist normal und sollte Sie nur motivieren. Alle Tipps lassen sich anpassen und können letztlich sicher auch auf Ihr Unternehmen angewendet werden.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ein Flashmob ist grundsätzlich ein Event, das von einer Gruppe oder einer Einzelperson organisiert wurde, um die Öffentlichkeit während eines bestimmten Zeitraumes spontan zu unterhalten oder zu überraschen. Bestandteile sind entweder Tanzeinlagen oder Lieder, manchmal auch der eine oder andere Rekordversuch. Auch wenn das Organisieren und vor allem das Managen einer grossen Gruppe von Menschen durchaus eine Herausforderung sein kann, ist dieses Event am Ende meist ein lohnendes Ereignis für alle Beteiligten und kann zum Hit für virales Marketing auf YouTube werden. Die Unterhaltung steht im Vordergrund
Bei einem gut organisierten Flashmob steht meist die Unterhaltung im Vordergrund. Man versucht das Publikum durch amüsante oder abwechslungsreiche Verwirrungen, die auch einmal in einer Satire enden können, zu unterhalten. Ein wichtiges Element ist neben der guten Eventorganisation auch die Spontanität, Beobachter von aussen in das Spektakel zu involvieren. Diese müssen dabei im Grunde nichts dazu beitragen, ausser einfach anwesend zu sein.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Im zweiten Teil unseres Beitrags zum kostengünstigen Event-Planen für Start-ups & Co. gehen wir auf die einzelnen Veranstaltungsdetails ein. Unsere sechs Tipps für das kleine Budget verhelfen Ihnen zu effektiven Veranstaltungen, die Ihre Liquidität nicht belasten und nachhaltig wirksam sind. 5. Partner und Sponsoren
Zuverlässige, etablierte Partner und finanzkräftige Sponsoren gehören zu den "Geheimwaffen" jedes Zero-Budget-Events. Denn mit Zero-Budget muss nicht immer gemeint sein, dass Sie selbst keine Investitionen tätigen – sondern vielmehr, dass das Event nach Abschluss hinsichtlich des Kostenaufwandes ein Nullsummenspiel war. Dies können Sie erreichen durch:
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Gerade wenn es um Corporate Events, also Unternehmensveranstaltungen, geht, ist die Gästeliste absolut entscheidend für den Erfolg. Deshalb sollten Sie Zeit und strategisches Denken in ihre Zusammenstellung investieren. Wir haben Ihnen die fünf wichtigsten Punkte aufgelistet, die es bei der Komposition Ihrer Gästeliste und dem Umgang damit zu bedenken gilt. 1. Bauen Sie sich jetzt eine Datenbank auf
Wenn Ihr Event vor der Tür steht, sollten Sie auf eine gut geführte, konstant aktualisierte Datenbank zugreifen können und diese nicht erst erstellen müssen. Ob Sie hierfür das entsprechende Modul einer komplexen Event-Software nutzen oder sich einfach eine Excel-Tabelle anlegen, bleibt Ihnen überlassen. Erstere hat den Vorteil, dass Sie die hinterlegten Daten direkt für die Einladungsaddressierung und den Mailversand nutzen können.
