Die Pressearbeit für einen Messeauftritt beginnt weit im Vorfeld des eigentlichen Events und braucht gezielte Vorbereitung, PR-Massnahmen während der Messe und die akkurate Nachbearbeitung, zu der unter anderem auch die Pflege neuer Kontakte zur Presse gehören.
Bei den Medien sollten Sie Ihre Teilnahme an der Messe rechtzeitig ankündigen – besonders bei denen, für die die Messethemen relevant sind. Berücksichtigen Sie die unterschiedliche Berichterstattung der Medien und richten Sie Ihre Pressearbeit darauf aus. Es gibt in der Fachpresse immer wieder Spezialthemen, über die ausführlich berichtet werden.
[vc_row][vc_column][vc_column_text]Ein gelungenes Business-Event zu planen ist eine Herausforderung, von der die Reputation des Unternehmens und auch das persönliche Standing der Organisatoren in der Firma profitieren. Der grundsätzliche Anspruch an die Veranstaltung ist natürlich Produktivität – in Erinnerung wird sie den Teilnehmern jedoch vor allem bleiben, wenn auch die Atmosphäre und das Ambiente stimmen.
Wie bei vielem anderen liegen auch bei der Organisation von Business-Events Produktivität und Zeitgeist nahe beieinander. Die Inhalte und die Agenda Ihrer Veranstaltung sind dabei nur eine Seite. Ein Event, das inhaltlich brillant ist, aber die Bedürfnisse seiner Besucher nicht ganzheitlich erfüllt, wird sehr wahrscheinlich auch nicht nachhaltig produktiv sein. Die neue Eventkultur reflektiert viele allgemeine Veränderungen unserer Arbeitswelt. Wir präsentieren einige aktuelle Trends.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Nachdem der Facebook-Gründer Mark Zuckerberg sage und schreibe 19 Milliarden US-Dollar für den Short-Message Service WhatsApp bezahlt hat, haben sich die Augen auf die kleine, nützliche App gerichtet. Über sie kann man sekundenschnell Nachrichten an seine Kontakte verschicken, und es ist (bis auf eine einmalige, winzige Gebühr) kostenlos bzw. zapft nur das Datenvolumen des Smartphones an. In Zeiten von Flatrates keine grosse Sache. Auch Eventplaner und zahlreiche andere Leute aus der Branche können ohne die App schon nicht mehr richtig arbeiten – aber wie nutzt man sie am geschicktesten für ein Event? Und was ist überhaupt erlaubt?
Als erste Regel in den Nutzungsbedingungen von WhatsApp steht zu lesen: Über die App Werbung zu verschicken ist laut AGB verboten! Ob sich dies durch den Kauf von Facebook, das ja bekanntlich nicht zimperlich mit Werbeeinblendungen umgeht, ändert, steht noch in den Sternen. Kundenservice und -beratung sind allerdings erlaubt, und genau dafür sollte man als Eventplaner WhatsApp auch nutzen. Es ist ein einfacher Weg, mit seinen Klienten und potenziellen Gästen in Kontakt zu bleiben (natürlich immer vorausgesetzt, man hat die Handynummer des Gegenübers) und die Beziehungen zu pflegen. Und das auch ganz ohne explizite Werbung! Ein Vorteil des Kundenservice über WhatsApp gegenüber anderen Social Media Tools wie Twitter ist übrigens die Tatsache, dass man sich hier nicht auf 140 Zeichen beschränken muss.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Ganz gleich, was für eine Art von Veranstaltung Sie planen, von der professionellen Konferenz mit Teilnehmern aus aller Welt bis hin zur Jubiläumsfeier eines Unternehmens, die sozialen Medien sollten zu Ihrer Planung genauso gehören wie das Menü, das Licht oder die Gästeliste. Allerdings stecken gerade im Umgang mit Twitter, Facebook und Co. unnötige Fehlerquellen, die Ihren Erfolg schmälern können. Dabei kann es so einfach sein, diese Fauxpas zu vermeiden – wenn man sich an einige einfache Regeln hält.
Hinter der Webpage für ein Event steht zumeist ein Webdesigner, der sich zwar perfekt mit dem technischen Aspekt Ihrer Seiten auskennt und auch die passende Fanpage auf Facebook oder einen Twitter-Account anlegen kann. Aber er weiss oftmals nichts über das Event an sich. Wenn dieser Techniker sich jetzt plötzlich um die Anfragen, die zum Event eingehen werden, kümmern muss, kommt dabei ohne Hintergrundwissen eher nichts Gutes heraus. Deshalb ist es unbedingt vonnöten, dass Sie sich entweder persönlich um die Betreuung dieser Seiten kümmern oder aber eine Person aus Ihrem Team übernimmt, die sowohl mit den Einzelheiten der Veranstaltung als auch mit dem Umgang mit sozialen Medien vertraut ist. Diese Person hat die volle Verantwortung und auch die Befugnis, Informationen zu geben, und sollte im besten Fall auch immer den richtigen Ton für das richtige Medium treffen. Nicht jeder Mensch schafft es, sich in 140 Zeichen klar auszudrücken, und nicht jedes Teammitglied wird wissen, wie man potenzielle Gäste dazu animiert, sich von Anfang an zu engagieren.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Im ersten Teil unseres Ratgebers zum Thema Social Media Marketing für Events haben wir Ihnen fünf wichtige Tipps für diese Spezialform der Eventorganisation gegeben. Da aller guten Dinge aber zehn sind (oder so ähnlich ...), liefern wir Ihnen an dieser Stelle weitere fünf Hinweise, die Sie sich näher anschauen sollten.
Wie auch im vorangegangenen Ratgeber gilt: Die Tipps sind in keiner speziellen Reihenfolge aufgebaut. Der erste Ratschlag ist also nicht wichtiger als der letzte oder umgekehrt. Sie sollten daher versuchen, alle Tricks mit der gleichen Sorgfalt anzugehen, um nicht ein womöglich wichtiges Feld komplett zu ignorieren.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Events sollten Sie unbedingt auch über die etablierten Social-Media-Kanäle bekannt machen – und damit erzählen wir Ihnen sicherlich nichts Neues. Allerdings können Sie auch bei dieser Arbeit viele Fehler machen. Wir helfen Ihnen daher mit den zehn besten Tipps dafür, Ihre Veranstaltung über Facebook & Co. auch im digitalen Zeitalter an die grosse Glocke zu hängen.
Vernachlässigen dürfen Sie diese Punkte unterdessen natürlich gar nicht. Es ist jedoch schwer, in der lauten, bunten Welt der Social-Media-Dienste den Überblick zu behalten und die wertvollen von den überflüssigen Hinweisen zu unterscheiden. Wenn Sie also sagen: "Es gibt doch aber viel mehr als zehn gute Tricks!", dann haben Sie sicherlich recht – aber wir konzentrieren uns an dieser Stelle auf die wirklich wichtigen Aspekte dieses Teils im Eventmanagement.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]In vergangenen Berichten haben wir darauf hingewiesen, wie die Nutzung von Social Media Ihre Events nachhaltig beeinflussen kann. Allerdings ist auch der umgekehrte Fall denkbar: Sie möchten soziale Dienste einsetzen – aber sollten das gar nicht tun.
Dies muss nicht Ihr "Fehler" sein. Für manche Eventtypen und auch einige ausgewählte Gruppen an Besuchern ist es gar nicht von Vorteil, um jeden Preis auf Twitter und ähnliche Kanäle zu setzen. Schauen wir uns also einige dieser Sonderfälle an und klären, warum sie gar nicht so dramatisch sind.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Zu Ihren Events kommen nicht genügend Besucher? In der heutigen Zeit kann das auch daran liegen, dass Ihre Website, auf welcher Sie die Veranstaltung (hoffentlich) bewerben, einfach nicht gut genug ist – und dagegen werden wir etwas tun.
Denn Flyer sowie Radio- und Zeitungswerbung sind zwar schön und gut, aber die Menschen informieren sich auf Smartphones, Tablets und vergleichbaren Geräten. Sie müssen eine erstklassige Website präsentieren, um wirklich Interesse an Ihrem Event zu erzeugen. Wir wollen Ihnen in diesem Ratgeber nicht zeigen, wie Sie das schaffen – sondern welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sie berichten praktisch live von Ihrem Event über Twitter? Das ist vorbildlich, allerdings können Sie auch hier Fehler machen. Die "Berichterstattung" über diese Plattform läuft nämlich ein wenig anders ab als über die etablierten Offline-Kanäle.
Damit Sie verstehen, wie Sie Twitter nicht nur in seinen Grundzügen nutzen, sondern tatsächlich einen Mehrwert für die Gäste und auch ferngebliebene Personen schaffen, haben wir einige kurze Tipps zusammengestellt. Sie können sie natürlich beliebig um Ihr eigenes Wissen erweitern.
[vc_row][vc_column width="1/1"][vc_column_text]Sie haben es geschafft! Ihr Wohltätigkeits-Event war ein voller Erfolg, es wurde viel Geld für den guten Zweck gesammelt und Ihre Gäste haben einen (im besten Falle) unvergesslichen Abend erlebt. Jetzt können Sie endlich tief durchatmen und sich über Ihren Erfolg freuen. Alles ist vorbei. War es das? Nein!
Die eigentliche Arbeit geht jetzt erst richtig los – vor allem dann, wenn Sie planen, aus Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung ein jährliches Event zu machen. Aber keine Sorge, mit der richtigen Planung sind die Nachbereitungen im wahrsten Sinne des Wortes ein Kinderspiel!
